EVENTOS
Las organizaciones generan acontecimientos que no entran dentro de las actividades de rutina, y que por lo tanto necesitan una preparación especial, se trata de eventos extraordinarios. Son sucesos con un alto nivel de exposición, en los que generalmente la organización toma contacto en forma directa con públicos diversos, que incluyen sus empleados, sus directivos, sus accionistas, la prensa, incluso las autoridades gubernamentales (si es que la actividad se organiza en espacios públicos, o se participa en ferias representando un sector o un país).
Lo más valioso en este tipo de práctica es que la institución no está en una actitud pasiva, esperando que sus públicos se fijen en ella, sino que proactivamente genera un acontecimiento, que llama la atención de por sí, y lo coloca como protagonista.
Las posibilidades están libradas a la creatividad de la empresa, con el único límite de que estos acontecimientos respondan estrictamente al proyecto global de comunicación y que no se oponga en nada a los valores de las empresas.
El evento es un producto de comunicación, una puesta en escena que propicia la producción y distribución de diversas piezas comunicacionales. Es una de las herramientas más utilizadas por las Áreas de Marketing, Comunicación y Recursos Humanos, para llevar a cabo acciones de alto impacto sobre públicos muy concretos.
Permite un contacto directo con el producto o servicio y con la organización y por ello es necesario cuidar todos los detalles e innovar, porque es el momento donde el cliente o usuario se pone en contacto directo con el servicio, producto u organización.
La proyección pública de los actos facilita que la imagen institucional se haga realidad ante la sociedad.
El ceremonial establece la secuencia lógica de las formalidades que acompañan la puesta en escena, socialmente legitimada, de interacciones comunicativas (intercambio de expresiones o mensajes) que activan representaciones mentales.
Es un acto, una forma social de proceder que origina dos procesos simultáneos de comunicación: el de sus protagonistas principales entre sí y el de éstos con el público asistente.
La proyección pública y los procesos de comunicación se agigantan gracias a los medios de comunicación y de las tecnologías en que se apoyan, lo que motiva que se esté produciendo una mayor relación entre ceremonial y medios informativos. En la actualidad, hay actos que se diseñan para ser difundidos.
El ceremonial actual, además de establecer y ordenar jerárquicamente las formalidades que se articulan en un acto y a las personas que participan en él, gestiona el proceso de comunicación que se genera en el mismo.
TIPOS DE EVENTOS
Ferias o exposiciones comerciales
Es de los eventos más conocidos y de práctica más extendida. Su organización es bastante compleja porque requiere tomar en cuenta muchos aspectos para alcanzar un resultado satisfactorio. De modo general puede decirse que un plan de participación en una exposición consta de tres instancias básicas:
1. Selección de exposiciones: Un primer paso es evaluar el objeto de la exposición y su carácter: sectorial, regional, nacional o internacional; (a quien va dirigido) si va a ser masiva o destinada a otras empresas. Una vez elegida, se debe considerar el número de visitantes previstos y el de años anteriores, y así analizar si los públicos a los que atrae tienen una conveniencia estratégica para la empresa.
Hay otros factores externos que deben ser tenidos en cuenta: fechas de otros eventos para evitar superposiciones, la posibilidad de disponer de productos para la exhibición, comparaciones con experiencias anteriores y de otros países, etc.
Una vez resueltos todos los interrogantes, recién puede pasarse a la consideración de los costos de participación y a la contratación de espacios.
Finalmente, pero no menos importante, es definir cuáles son las expectativas de la empresa con relación al evento y los objetivos que se deben cumplir. Éstos deben estar en absoluta consonancia con la estrategia general de comunicaciones para que pueda seguirse adelante con el proyecto.
2. Preparación de la exposición: El mayor esfuerzo y presupuesto lo insumirá la construcción de stand. Por eso es que muchas empresas, que participan en varias muestras al año, se plantean el diseño de una estructura que pueda ser reutilizada.
3. Durante la exposición: Dentro de los gastos debe contemplarse los seguros de exposición (por robo, responsabilidad civil y accidentes del personal empleado), viajes y alojamientos, transporte, seguridad (adicional a la que ofrecen los organizadores), servicios de limpieza, comunicaciones (teléfonos, fax, conexión a Internet). Deben también abonarse los correspondientes derechos de autor por exhibición de música y videos.
Se debe prever la entrega de folletos informativos, que según las necesidades del público que pudiera concurrir, deberían prepararse en varios idiomas. Este es el momento de coordinar el personal encargado de la atención y administración del stand.
En lo que hacen al material que se tendrá en exposición, estos pueden ser muy variados: maquetas, materiales, productos, animaciones, obras de arte, fotografías, recreaciones. Todos los recursos son válidos en la medida en que cumplan dos condiciones: que se adapten a las necesidades de comunicación – respondiendo a la idea base del lugar- y que sean interesantes para los públicos a los que se dirijan.
Finalmente, después de culminada la muestra, debe tratar de aprovecharse el esfuerzo realizado, retomando los contactos comerciales y continuando con la difusión de prensa de la exposición.
Convenciones y conferencias
Tienen lugar para tratar en profundidad temas que resultan de interés para la empresa y para las personas vinculadas con la actividad. Es una buena oportunidad para asociar a la empresa con una actividad profesional y de capacitación.
Dependiendo del lugar y la duración del encuentro, pueden programarse actividades especiales, para los invitados (comidas, encuentros deportivos, etc.)
Eventos experienciales
Significan un nuevo enfoque en organización de eventos: una de sus ideas fundamentales es la creación de diferentes tipos de experiencias para los asistentes. Cada tipo de experiencia que se pueda provocar serán planificados como módulos experienciales estratégicos (MEE).
Cada MEE incluye experiencias sensoriales (sensaciones); experiencias afectivas (sentimientos); experiencias cognitivas (pensamientos); experiencias físicas (actuaciones); y experiencias de identidad social (relaciones). Estas experiencias siempre están presentes en todo tipo de eventos.
La finalidad del evento experiencial es forjar una conexión afectiva y persistente en el recuerdo de los asistentes o público.
Las experiencias se producen como resultante de experimentar determinadas situaciones.
El evento no debe centrarse exclusivamente en el objetivo específico y generador de la ocasión (ventas, posicionamiento, capacitación, celebración), debe trascenderse a sí mismo abordando a sus participantes no sólo como seres racionales. Las personas desean verse atendidas, estimuladas, emocionalmente afectadas y creativamente provocadas.
El evento experiencial se diferencia de los eventos tradicionales en cuanto a:
- Enfoque en las experiencias del participante o asistente.
- Creación de sinergias
- El participante es tratado como un ser racional y emocional. Sus formas son eclécticas y creativas.
Puntos importantes a tener en cuenta para organizar un evento
- Plantear qué objetivo se persigue organizando el evento.
- Tener en cuenta presupuesto con el que se dispone para realizar el evento.
- Se debe conocer quién va a ser el público objetivo.
- Elaboración de la lista de invitados
- Envío de las invitaciones correspondientes
- Seguimiento y confirmación a dichas invitaciones
- Contratación de catering
- Contratación de un ambiente musical
- Decoración del local
- Conocer los recursos internos en la organización y las personas que componen al grupo de trabajo.
- Planificar la jerarquía del evento. Debe haber un solo responsable al que dirigirse en caso de consultas.
- Decidir si se va a tercerizar la organización del evento o si se realizará desde dentro; cada opción tiene sus propias ventajas e inconvenientes.
- Publicitar el evento para que le ayude a construir marca. La publicidad debe ser creativa para que llame la atención y el público acuda.
- Después del evento hay que medir los resultados. Si se han establecido de antemano, podrán ser valorados y compartidos con el resto de la empresa. Identificar cuántos negocios se han realizado, medir cuánto tiempo ha dedicado cada medio de comunicación a su evento, calcular el número de asistentes, etc. Se deben guardar estos resultados para comparar con el siguiente evento y así poder establecer mejoras y evoluciones, sobre todo si el evento es repetitivo.
Las organizaciones generan acontecimientos que no entran dentro de las actividades de rutina, y que por lo tanto necesitan una preparación especial, se trata de eventos extraordinarios. Son sucesos con un alto nivel de exposición, en los que generalmente la organización toma contacto en forma directa con públicos diversos, que incluyen sus empleados, sus directivos, sus accionistas, la prensa, incluso las autoridades gubernamentales (si es que la actividad se organiza en espacios públicos, o se participa en ferias representando un sector o un país).
Lo más valioso en este tipo de práctica es que la institución no está en una actitud pasiva, esperando que sus públicos se fijen en ella, sino que proactivamente genera un acontecimiento, que llama la atención de por sí, y lo coloca como protagonista.
Las posibilidades están libradas a la creatividad de la empresa, con el único límite de que estos acontecimientos respondan estrictamente al proyecto global de comunicación y que no se oponga en nada a los valores de las empresas.
El evento es un producto de comunicación, una puesta en escena que propicia la producción y distribución de diversas piezas comunicacionales. Es una de las herramientas más utilizadas por las Áreas de Marketing, Comunicación y Recursos Humanos, para llevar a cabo acciones de alto impacto sobre públicos muy concretos.
Permite un contacto directo con el producto o servicio y con la organización y por ello es necesario cuidar todos los detalles e innovar, porque es el momento donde el cliente o usuario se pone en contacto directo con el servicio, producto u organización.
La proyección pública de los actos facilita que la imagen institucional se haga realidad ante la sociedad.
El ceremonial establece la secuencia lógica de las formalidades que acompañan la puesta en escena, socialmente legitimada, de interacciones comunicativas (intercambio de expresiones o mensajes) que activan representaciones mentales.
Es un acto, una forma social de proceder que origina dos procesos simultáneos de comunicación: el de sus protagonistas principales entre sí y el de éstos con el público asistente.
La proyección pública y los procesos de comunicación se agigantan gracias a los medios de comunicación y de las tecnologías en que se apoyan, lo que motiva que se esté produciendo una mayor relación entre ceremonial y medios informativos. En la actualidad, hay actos que se diseñan para ser difundidos.
El ceremonial actual, además de establecer y ordenar jerárquicamente las formalidades que se articulan en un acto y a las personas que participan en él, gestiona el proceso de comunicación que se genera en el mismo.
TIPOS DE EVENTOS
Ferias o exposiciones comerciales
Es de los eventos más conocidos y de práctica más extendida. Su organización es bastante compleja porque requiere tomar en cuenta muchos aspectos para alcanzar un resultado satisfactorio. De modo general puede decirse que un plan de participación en una exposición consta de tres instancias básicas:
1. Selección de exposiciones: Un primer paso es evaluar el objeto de la exposición y su carácter: sectorial, regional, nacional o internacional; (a quien va dirigido) si va a ser masiva o destinada a otras empresas. Una vez elegida, se debe considerar el número de visitantes previstos y el de años anteriores, y así analizar si los públicos a los que atrae tienen una conveniencia estratégica para la empresa.
Hay otros factores externos que deben ser tenidos en cuenta: fechas de otros eventos para evitar superposiciones, la posibilidad de disponer de productos para la exhibición, comparaciones con experiencias anteriores y de otros países, etc.
Una vez resueltos todos los interrogantes, recién puede pasarse a la consideración de los costos de participación y a la contratación de espacios.
Finalmente, pero no menos importante, es definir cuáles son las expectativas de la empresa con relación al evento y los objetivos que se deben cumplir. Éstos deben estar en absoluta consonancia con la estrategia general de comunicaciones para que pueda seguirse adelante con el proyecto.
2. Preparación de la exposición: El mayor esfuerzo y presupuesto lo insumirá la construcción de stand. Por eso es que muchas empresas, que participan en varias muestras al año, se plantean el diseño de una estructura que pueda ser reutilizada.
3. Durante la exposición: Dentro de los gastos debe contemplarse los seguros de exposición (por robo, responsabilidad civil y accidentes del personal empleado), viajes y alojamientos, transporte, seguridad (adicional a la que ofrecen los organizadores), servicios de limpieza, comunicaciones (teléfonos, fax, conexión a Internet). Deben también abonarse los correspondientes derechos de autor por exhibición de música y videos.
Se debe prever la entrega de folletos informativos, que según las necesidades del público que pudiera concurrir, deberían prepararse en varios idiomas. Este es el momento de coordinar el personal encargado de la atención y administración del stand.
En lo que hacen al material que se tendrá en exposición, estos pueden ser muy variados: maquetas, materiales, productos, animaciones, obras de arte, fotografías, recreaciones. Todos los recursos son válidos en la medida en que cumplan dos condiciones: que se adapten a las necesidades de comunicación – respondiendo a la idea base del lugar- y que sean interesantes para los públicos a los que se dirijan.
Finalmente, después de culminada la muestra, debe tratar de aprovecharse el esfuerzo realizado, retomando los contactos comerciales y continuando con la difusión de prensa de la exposición.
Convenciones y conferencias
Tienen lugar para tratar en profundidad temas que resultan de interés para la empresa y para las personas vinculadas con la actividad. Es una buena oportunidad para asociar a la empresa con una actividad profesional y de capacitación.
Dependiendo del lugar y la duración del encuentro, pueden programarse actividades especiales, para los invitados (comidas, encuentros deportivos, etc.)
Eventos experienciales
Significan un nuevo enfoque en organización de eventos: una de sus ideas fundamentales es la creación de diferentes tipos de experiencias para los asistentes. Cada tipo de experiencia que se pueda provocar serán planificados como módulos experienciales estratégicos (MEE).
Cada MEE incluye experiencias sensoriales (sensaciones); experiencias afectivas (sentimientos); experiencias cognitivas (pensamientos); experiencias físicas (actuaciones); y experiencias de identidad social (relaciones). Estas experiencias siempre están presentes en todo tipo de eventos.
La finalidad del evento experiencial es forjar una conexión afectiva y persistente en el recuerdo de los asistentes o público.
Las experiencias se producen como resultante de experimentar determinadas situaciones.
El evento no debe centrarse exclusivamente en el objetivo específico y generador de la ocasión (ventas, posicionamiento, capacitación, celebración), debe trascenderse a sí mismo abordando a sus participantes no sólo como seres racionales. Las personas desean verse atendidas, estimuladas, emocionalmente afectadas y creativamente provocadas.
El evento experiencial se diferencia de los eventos tradicionales en cuanto a:
- Enfoque en las experiencias del participante o asistente.
- Creación de sinergias
- El participante es tratado como un ser racional y emocional. Sus formas son eclécticas y creativas.
Puntos importantes a tener en cuenta para organizar un evento
- Plantear qué objetivo se persigue organizando el evento.
- Tener en cuenta presupuesto con el que se dispone para realizar el evento.
- Se debe conocer quién va a ser el público objetivo.
- Elaboración de la lista de invitados
- Envío de las invitaciones correspondientes
- Seguimiento y confirmación a dichas invitaciones
- Contratación de catering
- Contratación de un ambiente musical
- Decoración del local
- Conocer los recursos internos en la organización y las personas que componen al grupo de trabajo.
- Planificar la jerarquía del evento. Debe haber un solo responsable al que dirigirse en caso de consultas.
- Decidir si se va a tercerizar la organización del evento o si se realizará desde dentro; cada opción tiene sus propias ventajas e inconvenientes.
- Publicitar el evento para que le ayude a construir marca. La publicidad debe ser creativa para que llame la atención y el público acuda.
- Después del evento hay que medir los resultados. Si se han establecido de antemano, podrán ser valorados y compartidos con el resto de la empresa. Identificar cuántos negocios se han realizado, medir cuánto tiempo ha dedicado cada medio de comunicación a su evento, calcular el número de asistentes, etc. Se deben guardar estos resultados para comparar con el siguiente evento y así poder establecer mejoras y evoluciones, sobre todo si el evento es repetitivo.
