MANUAL DE INSTRUCCIONES
Los manuales de instrucciones son utilizados por las empresas para enseñar al consumidor cuál y cómo es el uso debido de determinado producto.
Si nos corremos de la visión objetiva de Manual de instrucciones, podremos ver una herramienta en la cual no sólo una empresa puede presentar un producto o servicio, sino que puede cristalizar aspectos tales como sus rasgos identitarios, su razón de Ser (visión y misión), acercándose de otra manera al cliente y sin hacer de esta herramienta algo simplemente técnico (y muchas veces aburrido) para quien apela al mismo.
El manual de instrucciones, considerado de esta manera, presenta la empresa al cliente a la vez que profundiza sobre cada producto o servicio.
Un manual de instrucciones tomado como herramienta comunicacional puede ser muy provechoso para las empresas que intentan posicionarse en el mercado, a la vez que constituirse en la “carta de presentación” de una gama de productos o servicios que brinde.
Es necesario tener en cuenta a la hora de elaborar un Manual cuáles son los objetivos del mismo, a qué público va dirigido, así como también recordar de que si bien los manuales son por lo general mas serios que otro tipo de herramientas en cuanto estética y contenido, hay que impregnarle la identidad visual de la empresa, su visión y misión de manera que no pierda representatividad mientras haga uso de la creatividad.
Es necesario tener en cuenta que el Manual de instrucciones puede resultar tedioso de leer para quienes necesitan aprender a utilizar determinado producto. Por eso es necesario tener en cuenta a la hora de su elaboración, la claridad y la especificidad en cada caso, así como también ser gráficos, incluir imágenes que sirvan de soporte a la hora de explicar cómo se utiliza el producto en cuestión. A su vez esto hará que la lectura del manual sea más “llevadera”.
INTRODUCCIÓN
Los manuales son una serie de documentos que sistematizan los procedimientos diarios de la empresa en sus procesos productivos. Este tipo de documentos reúne normas, reglamentos e instrucciones que deben ser conocidos y legitimados por todos los miembros de la organización.
Para su elaboración, se requiere previamente de una auditoria o control de gestión básico que permita un seguimiento y balance de la empresa a fin de poder completar el manual exhaustivamente con sus debidos ajustes y contemplando nuevas reformas.
El manual de instrucciones es un tipo de documento que se enmarca dentro de lo antes expuesto. Pero no es el único recurso para organizar internamente a la empresa. Por lo tanto, y si bien insumen tiempo en redacción e implementación así como dinero, hay otros manuales que se hacen indispensables para optimizar procesos dentro la empresa (y que esto se proyecte inevitablemente hacia afuera), si es que aquella pretende seguir sobreviviendo.
En un contexto signado muchas veces por la incertidumbre, es importante que la empresa logre ver que muchas de sus decisiones actuales jaquean interesantes futuros, por lo que se necesita que estas puedan vislumbrar que detrás del tiempo que llevó sistematizar la información, gastar dinero e implementar lo pautado allí, los réditos serán tangibles en tanto la empresa adquiera, a partir de esto, una capacidad de reacción mas rápida ante los cambios (previsibles o no), fluidez de información hacia los destinatarios correspondientes, delegación de tareas y simplificación de los procesos productivos.
MANUAL DE FUNCIONES
El manual de funciones delimita dentro de los límites de la empresa las funciones (normas, reglamentaciones, responsabilidades) de sus miembros en todos los órdenes de rango. De esta manera, describe con exactitud cada actividad de la empresa (sea esta de cualquier carácter temporal), distribuyendo armónicamente “cada cosa en su lugar”. Así, se evita la superposición de tareas, la ralentización de ciertas áreas al tiempo que se readecuan otras para una mayor optimización particular y general.
Combinado con otra serie de documentos, el manual de funciones puede ser implementado con éxito, a saber:
· Manual de procedimientos y formatos
· Organigrama de la Empresa
· Normas de contratación del personal
· Reglamento laboral
Es necesario recordar que para llevar a cabo este proceso de reorganización, todos los miembros de la empresa deben sentirse parte de aquel, de sus objetivos y metas, para que luego puedan adaptarse a los cambios de manera no abrupta y sintiendo un compromiso.
Corresponde a un documento que se divide en los siguientes aspectos:
A. Descripción básica del cargo
El formato se encabeza describiendo el nombre del cargo, dependencia a la que pertenece y el cargo de su jefe inmediato.
B. Objetivo estratégico del cargo
Se refiere a la actividad genérica que define el grupo de funciones, actividades y responsabilidades por lo cual se hace necesario la existencia de dicho cargo en la estructura de la empresa.
En este punto se debe recalcar que la definición del objetivo debe ser concreta y que englobe las funciones y responsabilidades del cargo.
C. Funciones básicas
Aquí se deben incluir cada una de las funciones y responsabilidades básicas que describa los límites y la esencia del cargo.
Cada función debe estar descripta de tal manera que su cumplimiento pueda ser medido por quienes tienen el deber de cerciorarlo. Por lo tanto, la asignación de objetivos se hace necesaria para luego evaluar el desempeño en cada periodo objetivamente (control de gestión en otras palabras).
Cada jefe a cargo debe saber donde están los límites de su responsabilidad en tanto “jefe” así como la responsabilidad del manejo de presupuesto de su área.
D. Personal relacionado con el cargo
Aquí se debe tener en cuenta la relación o dependencia de cada cargo o sección de la empresa en relación a otros y la manera en que deben interactuar para llevar a cabo otras funciones. De esta manera, los empleados lograran a su vez tener una mirada más abarcativa sobre lo que la empresa hace en su totalidad.
E. Perfil del Cargo
Con este apartado, la empresa intentará definir cuál es el perfil para cada cargo, de manera que a la hora de seleccionar a cada profesional se tengan las características que hagan de aquel, el aspirante más eficaz.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS
Con este manual se especifican las particularidades de cada actividad cotidiana de la empresa a fin de que haya una unificación de criterios en torno a todas ellas, recuperando en este proceso toda aquella información que requiere ser agilizada y llevada a los destinatarios correspondientes.
En el caso de procedimientos generales en la empresa, la descripción de las actividades interconectadas, los objetivos planteados así como los resultados que surjan deben ser expuestos de manera tal que puedan darse las evaluaciones pertinentes ante posibles cambios en relación a acontecimientos que lo ameriten (reportes para dar bajas o activos).
ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA EMPRESA
En toda empresa se hace necesaria la presentación del organigrama real con los cargos que lo componen. El organigrama debe ser de conocimiento de todos los empleados de la empresa, para que cada uno de ellos, sabiendo cuál es su función dentro de la misma, sepan a quien deben dirigirse para desarrollar su trabajo y cumplir los objetivos predeterminados.
Será de vital importancia que el Organigrama se encuentre constantemente actualizado, teniendo en cuenta que en las grandes empresas se produce movimiento de personal y que todos los empleados deben conocer esas variaciones para poder desarrollar eficientemente sus funciones.
NORMAS DE CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
Se trata de un documento que contiene los métodos de selección y evaluación del personal que se presenta para determinado cargo.
REGLAMENTO LABORAL
Este reglamento contiene las normas de trabajo interno, y es creado para delimitar las normas de convivencia laboral dentro de la empresa, así como los límites y sanciones que la empresa considera convenientes para resguardar el buen clima laboral y la imagen que de este se desprende.
Generalmente este reglamento se entrega a los nuevos empleados junto con su contrato, aunque también puede ser colgado en la Intranet de la empresa para que cada uno de los empleados acceda al mismo cuando sea necesario.

EVENTOS
Las organizaciones generan acontecimientos que no entran dentro de las actividades de rutina, y que por lo tanto necesitan una preparación especial, se trata de eventos extraordinarios. Son sucesos con un alto nivel de exposición, en los que generalmente la organización toma contacto en forma directa con públicos diversos, que incluyen sus empleados, sus directivos, sus accionistas, la prensa, incluso las autoridades gubernamentales (si es que la actividad se organiza en espacios públicos, o se participa en ferias representando un sector o un país).
Lo más valioso en este tipo de práctica es que la institución no está en una actitud pasiva, esperando que sus públicos se fijen en ella, sino que proactivamente genera un acontecimiento, que llama la atención de por sí, y lo coloca como protagonista.
Las posibilidades están libradas a la creatividad de la empresa, con el único límite de que estos acontecimientos respondan estrictamente al proyecto global de comunicación y que no se oponga en nada a los valores de las empresas.
El evento es un producto de comunicación, una puesta en escena que propicia la producción y distribución de diversas piezas comunicacionales. Es una de las herramientas más utilizadas por las Áreas de Marketing, Comunicación y Recursos Humanos, para llevar a cabo acciones de alto impacto sobre públicos muy concretos.
Permite un contacto directo con el producto o servicio y con la organización y por ello es necesario cuidar todos los detalles e innovar, porque es el momento donde el cliente o usuario se pone en contacto directo con el servicio, producto u organización.
La proyección pública de los actos facilita que la imagen institucional se haga realidad ante la sociedad.
El ceremonial establece la secuencia lógica de las formalidades que acompañan la puesta en escena, socialmente legitimada, de interacciones comunicativas (intercambio de expresiones o mensajes) que activan representaciones mentales.
Es un acto, una forma social de proceder que origina dos procesos simultáneos de comunicación: el de sus protagonistas principales entre sí y el de éstos con el público asistente.
La proyección pública y los procesos de comunicación se agigantan gracias a los medios de comunicación y de las tecnologías en que se apoyan, lo que motiva que se esté produciendo una mayor relación entre ceremonial y medios informativos. En la actualidad, hay actos que se diseñan para ser difundidos.
El ceremonial actual, además de establecer y ordenar jerárquicamente las formalidades que se articulan en un acto y a las personas que participan en él, gestiona el proceso de comunicación que se genera en el mismo.
TIPOS DE EVENTOS
Ferias o exposiciones comerciales
Es de los eventos más conocidos y de práctica más extendida. Su organización es bastante compleja porque requiere tomar en cuenta muchos aspectos para alcanzar un resultado satisfactorio. De modo general puede decirse que un plan de participación en una exposición consta de tres instancias básicas:
1. Selección de exposiciones: Un primer paso es evaluar el objeto de la exposición y su carácter: sectorial, regional, nacional o internacional; (a quien va dirigido) si va a ser masiva o destinada a otras empresas. Una vez elegida, se debe considerar el número de visitantes previstos y el de años anteriores, y así analizar si los públicos a los que atrae tienen una conveniencia estratégica para la empresa.
Hay otros factores externos que deben ser tenidos en cuenta: fechas de otros eventos para evitar superposiciones, la posibilidad de disponer de productos para la exhibición, comparaciones con experiencias anteriores y de otros países, etc.
Una vez resueltos todos los interrogantes, recién puede pasarse a la consideración de los costos de participación y a la contratación de espacios.
Finalmente, pero no menos importante, es definir cuáles son las expectativas de la empresa con relación al evento y los objetivos que se deben cumplir. Éstos deben estar en absoluta consonancia con la estrategia general de comunicaciones para que pueda seguirse adelante con el proyecto.
2. Preparación de la exposición: El mayor esfuerzo y presupuesto lo insumirá la construcción de stand. Por eso es que muchas empresas, que participan en varias muestras al año, se plantean el diseño de una estructura que pueda ser reutilizada.
3. Durante la exposición: Dentro de los gastos debe contemplarse los seguros de exposición (por robo, responsabilidad civil y accidentes del personal empleado), viajes y alojamientos, transporte, seguridad (adicional a la que ofrecen los organizadores), servicios de limpieza, comunicaciones (teléfonos, fax, conexión a Internet). Deben también abonarse los correspondientes derechos de autor por exhibición de música y videos.
Se debe prever la entrega de folletos informativos, que según las necesidades del público que pudiera concurrir, deberían prepararse en varios idiomas. Este es el momento de coordinar el personal encargado de la atención y administración del stand.
En lo que hacen al material que se tendrá en exposición, estos pueden ser muy variados: maquetas, materiales, productos, animaciones, obras de arte, fotografías, recreaciones. Todos los recursos son válidos en la medida en que cumplan dos condiciones: que se adapten a las necesidades de comunicación – respondiendo a la idea base del lugar- y que sean interesantes para los públicos a los que se dirijan.
Finalmente, después de culminada la muestra, debe tratar de aprovecharse el esfuerzo realizado, retomando los contactos comerciales y continuando con la difusión de prensa de la exposición.
Convenciones y conferencias
Tienen lugar para tratar en profundidad temas que resultan de interés para la empresa y para las personas vinculadas con la actividad. Es una buena oportunidad para asociar a la empresa con una actividad profesional y de capacitación.
Dependiendo del lugar y la duración del encuentro, pueden programarse actividades especiales, para los invitados (comidas, encuentros deportivos, etc.)
Eventos experienciales
Significan un nuevo enfoque en organización de eventos: una de sus ideas fundamentales es la creación de diferentes tipos de experiencias para los asistentes. Cada tipo de experiencia que se pueda provocar serán planificados como módulos experienciales estratégicos (MEE).
Cada MEE incluye experiencias sensoriales (sensaciones); experiencias afectivas (sentimientos); experiencias cognitivas (pensamientos); experiencias físicas (actuaciones); y experiencias de identidad social (relaciones). Estas experiencias siempre están presentes en todo tipo de eventos.
La finalidad del evento experiencial es forjar una conexión afectiva y persistente en el recuerdo de los asistentes o público.
Las experiencias se producen como resultante de experimentar determinadas situaciones.
El evento no debe centrarse exclusivamente en el objetivo específico y generador de la ocasión (ventas, posicionamiento, capacitación, celebración), debe trascenderse a sí mismo abordando a sus participantes no sólo como seres racionales. Las personas desean verse atendidas, estimuladas, emocionalmente afectadas y creativamente provocadas.
El evento experiencial se diferencia de los eventos tradicionales en cuanto a:
- Enfoque en las experiencias del participante o asistente.
- Creación de sinergias
- El participante es tratado como un ser racional y emocional. Sus formas son eclécticas y creativas.

Puntos importantes a tener en cuenta para organizar un evento

- Plantear qué objetivo se persigue organizando el evento.
- Tener en cuenta presupuesto con el que se dispone para realizar el evento.
- Se debe conocer quién va a ser el público objetivo.
- Elaboración de la lista de invitados
- Envío de las invitaciones correspondientes
- Seguimiento y confirmación a dichas invitaciones
- Contratación de catering
- Contratación de un ambiente musical
- Decoración del local
- Conocer los recursos internos en la organización y las personas que componen al grupo de trabajo.
- Planificar la jerarquía del evento. Debe haber un solo responsable al que dirigirse en caso de consultas.
- Decidir si se va a tercerizar la organización del evento o si se realizará desde dentro; cada opción tiene sus propias ventajas e inconvenientes.
- Publicitar el evento para que le ayude a construir marca. La publicidad debe ser creativa para que llame la atención y el público acuda.
- Después del evento hay que medir los resultados. Si se han establecido de antemano, podrán ser valorados y compartidos con el resto de la empresa. Identificar cuántos negocios se han realizado, medir cuánto tiempo ha dedicado cada medio de comunicación a su evento, calcular el número de asistentes, etc. Se deben guardar estos resultados para comparar con el siguiente evento y así poder establecer mejoras y evoluciones, sobre todo si el evento es repetitivo.