MANUAL DE INSTRUCCIONES
Los manuales de instrucciones son utilizados por las empresas para enseñar al consumidor cuál y cómo es el uso debido de determinado producto.
Si nos corremos de la visión objetiva de Manual de instrucciones, podremos ver una herramienta en la cual no sólo una empresa puede presentar un producto o servicio, sino que puede cristalizar aspectos tales como sus rasgos identitarios, su razón de Ser (visión y misión), acercándose de otra manera al cliente y sin hacer de esta herramienta algo simplemente técnico (y muchas veces aburrido) para quien apela al mismo.
El manual de instrucciones, considerado de esta manera, presenta la empresa al cliente a la vez que profundiza sobre cada producto o servicio.
Un manual de instrucciones tomado como herramienta comunicacional puede ser muy provechoso para las empresas que intentan posicionarse en el mercado, a la vez que constituirse en la “carta de presentación” de una gama de productos o servicios que brinde.
Es necesario tener en cuenta a la hora de elaborar un Manual cuáles son los objetivos del mismo, a qué público va dirigido, así como también recordar de que si bien los manuales son por lo general mas serios que otro tipo de herramientas en cuanto estética y contenido, hay que impregnarle la identidad visual de la empresa, su visión y misión de manera que no pierda representatividad mientras haga uso de la creatividad.
Es necesario tener en cuenta que el Manual de instrucciones puede resultar tedioso de leer para quienes necesitan aprender a utilizar determinado producto. Por eso es necesario tener en cuenta a la hora de su elaboración, la claridad y la especificidad en cada caso, así como también ser gráficos, incluir imágenes que sirvan de soporte a la hora de explicar cómo se utiliza el producto en cuestión. A su vez esto hará que la lectura del manual sea más “llevadera”.
INTRODUCCIÓN
Los manuales son una serie de documentos que sistematizan los procedimientos diarios de la empresa en sus procesos productivos. Este tipo de documentos reúne normas, reglamentos e instrucciones que deben ser conocidos y legitimados por todos los miembros de la organización.
Para su elaboración, se requiere previamente de una auditoria o control de gestión básico que permita un seguimiento y balance de la empresa a fin de poder completar el manual exhaustivamente con sus debidos ajustes y contemplando nuevas reformas.
El manual de instrucciones es un tipo de documento que se enmarca dentro de lo antes expuesto. Pero no es el único recurso para organizar internamente a la empresa. Por lo tanto, y si bien insumen tiempo en redacción e implementación así como dinero, hay otros manuales que se hacen indispensables para optimizar procesos dentro la empresa (y que esto se proyecte inevitablemente hacia afuera), si es que aquella pretende seguir sobreviviendo.
En un contexto signado muchas veces por la incertidumbre, es importante que la empresa logre ver que muchas de sus decisiones actuales jaquean interesantes futuros, por lo que se necesita que estas puedan vislumbrar que detrás del tiempo que llevó sistematizar la información, gastar dinero e implementar lo pautado allí, los réditos serán tangibles en tanto la empresa adquiera, a partir de esto, una capacidad de reacción mas rápida ante los cambios (previsibles o no), fluidez de información hacia los destinatarios correspondientes, delegación de tareas y simplificación de los procesos productivos.
MANUAL DE FUNCIONES
El manual de funciones delimita dentro de los límites de la empresa las funciones (normas, reglamentaciones, responsabilidades) de sus miembros en todos los órdenes de rango. De esta manera, describe con exactitud cada actividad de la empresa (sea esta de cualquier carácter temporal), distribuyendo armónicamente “cada cosa en su lugar”. Así, se evita la superposición de tareas, la ralentización de ciertas áreas al tiempo que se readecuan otras para una mayor optimización particular y general.
Combinado con otra serie de documentos, el manual de funciones puede ser implementado con éxito, a saber:
· Manual de procedimientos y formatos
· Organigrama de la Empresa
· Normas de contratación del personal
· Reglamento laboral
Es necesario recordar que para llevar a cabo este proceso de reorganización, todos los miembros de la empresa deben sentirse parte de aquel, de sus objetivos y metas, para que luego puedan adaptarse a los cambios de manera no abrupta y sintiendo un compromiso.
Corresponde a un documento que se divide en los siguientes aspectos:
A. Descripción básica del cargo
El formato se encabeza describiendo el nombre del cargo, dependencia a la que pertenece y el cargo de su jefe inmediato.
B. Objetivo estratégico del cargo
Se refiere a la actividad genérica que define el grupo de funciones, actividades y responsabilidades por lo cual se hace necesario la existencia de dicho cargo en la estructura de la empresa.
En este punto se debe recalcar que la definición del objetivo debe ser concreta y que englobe las funciones y responsabilidades del cargo.
C. Funciones básicas
Aquí se deben incluir cada una de las funciones y responsabilidades básicas que describa los límites y la esencia del cargo.
Cada función debe estar descripta de tal manera que su cumplimiento pueda ser medido por quienes tienen el deber de cerciorarlo. Por lo tanto, la asignación de objetivos se hace necesaria para luego evaluar el desempeño en cada periodo objetivamente (control de gestión en otras palabras).
Cada jefe a cargo debe saber donde están los límites de su responsabilidad en tanto “jefe” así como la responsabilidad del manejo de presupuesto de su área.
D. Personal relacionado con el cargo
Aquí se debe tener en cuenta la relación o dependencia de cada cargo o sección de la empresa en relación a otros y la manera en que deben interactuar para llevar a cabo otras funciones. De esta manera, los empleados lograran a su vez tener una mirada más abarcativa sobre lo que la empresa hace en su totalidad.
E. Perfil del Cargo
Con este apartado, la empresa intentará definir cuál es el perfil para cada cargo, de manera que a la hora de seleccionar a cada profesional se tengan las características que hagan de aquel, el aspirante más eficaz.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS
Con este manual se especifican las particularidades de cada actividad cotidiana de la empresa a fin de que haya una unificación de criterios en torno a todas ellas, recuperando en este proceso toda aquella información que requiere ser agilizada y llevada a los destinatarios correspondientes.
En el caso de procedimientos generales en la empresa, la descripción de las actividades interconectadas, los objetivos planteados así como los resultados que surjan deben ser expuestos de manera tal que puedan darse las evaluaciones pertinentes ante posibles cambios en relación a acontecimientos que lo ameriten (reportes para dar bajas o activos).
ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA EMPRESA
En toda empresa se hace necesaria la presentación del organigrama real con los cargos que lo componen. El organigrama debe ser de conocimiento de todos los empleados de la empresa, para que cada uno de ellos, sabiendo cuál es su función dentro de la misma, sepan a quien deben dirigirse para desarrollar su trabajo y cumplir los objetivos predeterminados.
Será de vital importancia que el Organigrama se encuentre constantemente actualizado, teniendo en cuenta que en las grandes empresas se produce movimiento de personal y que todos los empleados deben conocer esas variaciones para poder desarrollar eficientemente sus funciones.
NORMAS DE CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
Se trata de un documento que contiene los métodos de selección y evaluación del personal que se presenta para determinado cargo.
REGLAMENTO LABORAL
Este reglamento contiene las normas de trabajo interno, y es creado para delimitar las normas de convivencia laboral dentro de la empresa, así como los límites y sanciones que la empresa considera convenientes para resguardar el buen clima laboral y la imagen que de este se desprende.
Generalmente este reglamento se entrega a los nuevos empleados junto con su contrato, aunque también puede ser colgado en la Intranet de la empresa para que cada uno de los empleados acceda al mismo cuando sea necesario.